Panduan mengatur operasional coach di Flexv

Operasional coach di Flexv umumnya dikelola melalui dua bagian utama:

• Availability untuk mengatur kapan coach tersedia
• Assignments untuk memantau penugasan coach

Dua bagian ini membantu tim memastikan coach tersedia di waktu yang tepat dan digunakan pada aktivitas yang sesuai.

Bagian 1: Availability coach

Menu Availability digunakan untuk mengatur jadwal ketersediaan coach secara berulang.

Di halaman ini, kamu biasanya bisa mengatur:

• coach yang dipilih
• hari ketersediaan
• jam mulai
• jam selesai
• tanggal mulai berlaku
• tanggal akhir berlaku
• status tersedia atau tidak tersedia

Cara menambahkan availability coach

1. buka menu Coaches
2. masuk ke halaman Availability
3. pilih outlet terlebih dahulu
4. klik Add Availability
5. pilih coach
6. pilih hari
7. isi jam mulai dan jam selesai
8. isi tanggal mulai berlaku
9. isi tanggal akhir jika diperlukan
10. simpan data

Hal penting saat mengatur availability

Pastikan:

• jam mulai lebih awal dari jam selesai
• outlet yang dipilih sudah benar
• coach yang dipilih memang sesuai dengan outlet tersebut
• tanggal akhir tidak lebih awal dari tanggal mulai

Cek konflik availability

Saat membuat atau mengubah availability, sistem dapat membantu menampilkan konteks jadwal coach yang sudah ada.

Ini penting agar kamu bisa:

• menghindari benturan jadwal
• melihat aturan availability yang sudah aktif
• menyesuaikan hari atau jam sebelum disimpan

Kalau ada benturan, ubah hari atau jam agar jadwal coach tetap rapi.

Melihat detail availability coach

Halaman availability juga biasanya menyediakan fitur View agar kamu bisa melihat detail slot availability coach, termasuk:

• hari
• jam
• outlet
• rentang berlaku
• status availability

Mengubah availability coach

Kalau jadwal coach berubah, kamu bisa membuka data availability lalu melakukan edit.

Contohnya:

• mengubah jam kerja coach
• mengubah hari availability
• mengubah tanggal berlaku
• mengubah status ketersediaan

Menghapus availability coach

Kalau slot availability sudah tidak dibutuhkan, kamu bisa menghapusnya.

Sebelum menghapus, pastikan data yang dipilih memang benar agar jadwal coach tidak hilang secara tidak sengaja.

Bagian 2: Assignment coach

Menu Assignments digunakan untuk memantau penugasan coach yang berasal dari berbagai alur operasional.

Halaman ini bersifat monitoring, sehingga cocok untuk melihat data penugasan coach yang sudah terbentuk dari sistem.

Di halaman ini, kamu biasanya bisa melihat:

• jadwal assignment
• nama coach
• outlet
• sumber assignment
• peran coach
• status assignment
• catatan operasional
• konteks payroll eligibility

Sumber assignment coach

Assignment coach bisa berasal dari beberapa alur, misalnya:

• class schedule
• class pass occurrence
• venue booking
• data manual lama atau historis

Artinya, halaman ini membantu kamu melihat coach ditugaskan dari proses yang mana.

Kapan halaman assignment dipakai?

Gunakan halaman assignment saat kamu ingin:

• memantau penugasan coach di outlet
• melihat assignment berdasarkan sumber tertentu
• mencari coach berdasarkan assignment aktif
• melihat status assignment coach
• melakukan audit operasional

Filter pada assignment

Biasanya kamu bisa memfilter assignment berdasarkan:

• coach
• sumber assignment
• status
• tanggal
• payroll eligibility

Fitur ini membantu saat data assignment sudah banyak.

Tips mengatur operasional coach

• pilih outlet yang benar sebelum mengatur availability
• cek konflik jadwal sebelum menyimpan
• gunakan assignment untuk monitoring, bukan sebagai tempat membuat jadwal manual
• gunakan filter agar lebih cepat menemukan data
• pastikan coach sudah memiliki affiliation yang benar sebelum diatur availability-nya

Kendala yang sering terjadi

Coach tidak bisa dipilih saat membuat availability

Kemungkinan coach belum berada dalam cakupan outlet yang dipilih.

Availability bentrok

Ubah hari, jam, atau rentang tanggal agar tidak bentrok dengan jadwal yang sudah ada.

Assignment tidak muncul

Periksa outlet yang dipilih dan gunakan filter yang sesuai.

Data assignment membingungkan

Gunakan filter sumber dan status agar lebih mudah membaca assignment coach.

Butuh bantuan?

Kalau kamu mengalami kendala saat mengatur operasional coach, siapkan informasi berikut:

• nama coach
• outlet yang dipilih
• jadwal atau assignment yang sedang dicek
• pesan error yang muncul
• screenshot halaman jika ada